Zaklinaczka czasu

Cześć, tu Ola Jakubowska, Twój Business Mindset Coach. Słuchasz podcastu „Mamo pracuj mniej, żyj więcej”.

Każdy z nas ma do przeżycia średnio 4000 tygodni, a mimo to jako mamy próbujemy zagiąć czasoprzestrzeń, by połączyć wszystkie narzucone oraz przybrane przez nas role i zrealizować wszystkie oczekiwania, jakie przed nami postawiono. Próbujemy upchnąć nasze listy to-do, sprawdzamy kolejne triki na zarządzanie czasem i gdy w końcu wydaje nam się, że ogarnęłyśmy … toniemy w kolejnych zadaniach. Czy to nie frustrujące?

Na początek zachęcam Cię do zmiany perspektywy. Do spojrzenia na czas jako ograniczony zasób. Wiem, że do tej pory byłaś karmiona hasłami: „Hej, każdy z nas ma aż 24 godziny do wykorzystania. Skoro ona potrafiła coś upchnąć w tym czasie, to Ty też dasz radę!” Przez co ciągle pędzisz, pracujesz i dodajesz kolejne zadania na swoją listę to-do. A i tak wciąż brakuje Ci czasu.

A gdyby tak powiedzieć sobie: „Doba ma tylko 24 godziny. Nie dam rady zrobić wszystkiego. Co jest w tym momencie najważniejsze?”

Niestety nie jesteśmy nieśmiertelni i nasz czas na tej planecie jest ograniczony. I zawsze będzie tak, że możliwości będzie więcej niż jesteśmy w stanie przyjąć, przerobić. Musimy świadomie zrezygnować z mnogości możliwości i sama wybrać, co dla Ciebie ważne.

Przykładowo. Lubisz podróżować i Twoim marzeniem jest odwiedzić wszystkie kraje na świecie. Przed chwilą sprawdziłam, ile ich jest. 195. W teorii jest to marzenie do spełnienia, ale jeśli jeszcze chcesz prowadzić własną firmę, założyć rodzinę i spędzać z rodziną wartościowy czas, to może się okazać, że to nie jest łatwe zadanie do wykonania. Na podróże potrzebujesz pieniędzy, czasem różnych pozwoleń, wiz, szczepień. Sama podróż do jakiegoś kraju trwa. Gdy dotrzesz do tego kraju, to nie posiedzisz tam kilku godzin i dalej w drogę, byle tylko odhaczyć. Czasem się rozchorujesz Ty, czasem ktoś z rodziny i trzeba zmienić plany. Czasem musisz załatwić jakieś formalności.

I zamiast sobie wyrzucać, że nie zwiedzasz wszystkich krajów, zamiast się spinać, że jeszcze tak dużo przed Tobą do zobaczenia, odpuść. Ciesz się z tego, co masz w tej chwili, na co możesz sobie pozwolić obecnie.

Wróćmy do tematu pracy.

Przyjrzyj się sobie, swojemu stylowi pracy i odpowiedz mi szczerze na jedno pytanie. Czy potrafisz usiąść i nie robić nic Ale tak nic, zero?

Przypuszczam, że mogłaś zareagować „Ale jak to nic?! Przecież to marnowanie czasu!”. Niestety w obecnych czasach nie potrafimy odpoczywać. Stąd tak popularne stały się kursy odpoczywania, medytacji, jogi nidry, mindfulnes, leśne kąpiele, wyjazdy jogowe. Gdy mamy usiąść i odpocząć, w głowach pojawia się od razu głosik, który każe nam się czymś zająć, bo to przecież marnowanie czasu. A nic nierobienie to dla nas dziwny, niewygodny stan. Jesteśmy otoczeni hasłami z kultury „hustle”, które uważają, że  bycie zarobionym to fascynujący styl życia. Według nich praca to nie brzemię, a coś czym warto się chwalić. Tylko na dłuższą metę to bardzo męczące.

Paradoksem tych wszystkich sposobów na produktywność, efektywność jest to, że im więcej masz, tym więcej chcesz, bo inni mają więcej, tym więcej musisz na to pracować. Oszczędzisz sobie godzinę w ciągu dnia, bo wprowadzisz jakieś automatyzacje, to za chwilę zapełniasz ją innymi zajęciami i znowu jesteś zarobiona. Jeśli odpowiem na maile, w mojej skrzynce wcale nie ma ich mniej, bo pojawiają się nowe. Im więcej umiem załatwić, szybko odpowiedzieć, tym mam ich więcej, więcej…. To się nigdy nie kończy! Inbox zero to miałam kiedyś chyba przez pół godziny.

I tak pędzimy, szukamy kolejnych rozwiązań, ciągle chcąc upchnąć w tej naszej dobie więcej i więcej. Martwimy się o to, jak to będzie kiedyś, co się stanie, jak będą żyły nasze dzieci. Zamiast żyć … dzisiaj. To życie teraz w tej chwili jest najważniejsze.

Autor książki „4000 tygodni” Oliver Burkeman zauważa, że kiedyś było inaczej. Ludzie żyli wolniej, zgodnie z rytmem przyrody. Każdy robił tylko tyle, ile na daną chwilę było potrzeba i ile było możliwe.. Nikt na przykład nie może wydoić krowy z góry na cały rok.

Ok, zgodzę się z Tobą, że nie da rady wrócić do czasów sprzed 100 laty i żyć jak oni. Technika poszła do przodu, rozwinęliśmy się. A jednak możemy się od nich wiele nauczyć właśnie o czasie.

Zatem jak sobie radzić z brakiem czasu i niekończącą się listą zadań?

Mam dla Ciebie kilka rad, które zaczerpnęłam właśnie z książki „4000 tygodni”. Dzięki nim nadal jesteś produktywna, ale żyjesz w rytmie slow i skupiasz się na tym, co dla Ciebie najważniejsze. Jakie to rady? Zaczynamy.

Gdy czuję przytłoczenie nadmiarem zadań, gdy nie wiem, w co ręce wsadzić, bo tego jest tyle, że tonę, robię jedną prostą rzecz. Siadam z pustą kartką papieru i długopisem. Następnie wypisuję na niej wszystko, absolutnie wszystko, co jest do zrobienia w pracy, w domu, w innych zobowiązaniach. Nie zastanawiam się, na kiedy to trzeba zrobić, jak ważne jest, tylko wszystko wypisuję. Dla fanów Harrego Pottera powiem, że jest to taka myślodsiewnia. Metoda ta zwana jest także brain dump lub po polsku zrzut, wyrzucenie myśli.

To świetny sposób, by uspokoić głowę, mieć poczucie, że pamiętamy o wszystkim i … to wstęp do motywacji i dalszego działania. Następnym krokiem jest przejrzenie tej listy i sprawdzenie, czy są zadania, które mają termin wykonania. Przykładowo, zlecenie dla klientki musi być zrobione do piątku. Przygotowanie kalendarza adwentowego trzeba zrealizować do końca listopada, by 1 grudnia już był gotowy na posterunku.

Z całej listy wybierasz rzeczy, które są dla Ciebie najważniejsze i od nich zaczynasz pracę. Serio, zacznij od tych naj,najważniejszych. Nie rozpraszaj się na inne zadania, nawet te, które są na skali średnio ważne.

Pracując, nie bierz na siebie jak najwięcej,  tylko świadomie rezygnuj z niektórych zadań i ogranicz ilość bieżącej pracy. Dzięki temu lepiej się skupisz. Multitasking jest przereklamowany. A gdy mówimy o skupieniu, to unikaj rozpraszaczy. Nie zaglądaj na Facebooka, Instagrama, pocztę e-mail. Wiem, jak to jest. Zaglądasz niby na chwilkę, a tu nagle mija trzecia godzina. Wszystkie social media są tak skonstruowane, żebyś się nie mogła oderwać od ekranu i byś siedziała tam jak najdłużej.

Nie staraj się też za każdym razem wykonywać wszystko na 100%.  Często nieświadomie śrubujemy własne standardy jakości, podczas gdy innym w rzeczywistości wystarcza 60% tego, co dostarczamy. Po co się więc tak spinać za każdym razem i tracić energię?

Ale! Żebyśmy się dobrze zrozumiały. Nie chodzi mi tutaj o całkowite odpuszczenie i brak jakości. Jakość w wielu branżach jest ważna, jest naszą wizytówką. Chodzi mi tutaj o tą jakość, którą sobie sami niepotrzebnie narzucamy. Jakość, o której nawet nie wspominamy na naszych stronach, ale siedzi w naszej głowie. Przykładowo, muszę odpisać klientce natychmiast na wiadomość, bo inaczej pomyśli sobie, że jej nie szanuję. Mam chore dziecko w domu, sama się kiepsko czuję, ale zamiast się wyleczyć i zadbać o nas obojga, siedzę i kończę projekty dla wszystkich klientów, bo oni przecież na mnie liczą. Te deadline, te terminy można przesunąć, ale uważasz, że nie, że są nieprzesuwalne. Czy aby na pewno? O nieprzesuwalności terminów porozmawiamy innym razem, dzisiaj chciałam Ci tylko zasiać taką myśl.

Jak już wspomniałam o dzieciach i ich chorobach, to chcę Ci powiedzieć jedną rzecz. Zaakceptuj, że tak wygląda życie. Zawsze będą pojawiać się różne sytuacje, na które nie możemy się przygotować na 100%. Możemy sobie coś ułatwić, ale zawsze pojawi się ten element zaskoczenia. Tak już jest. Nie zmienisz sytuacji, ale możesz zmienić to, w jaki sposób na nią reagujesz.

A co zrobić, gdy wjeżdża zmienna życie, a Ty masz ogromną listę zadań do zrobienia. Przede wszystkim na spokojnie. Spójrz na tę listę i ogranicz ją. Zazwyczaj gdy mam chore dzieci, to wdrażam plan minimum i wybieram tylko 3 najważniejsze zadania z listy. Na nich się skupiam. Często bywa tak, że te 3 zadania są na cały tydzień, bo wiem realnie, że więcej nie dam rady. Trudno. Nic na szybko. Lepiej stawiać małe kroki i zmierzać powoli do celu. Wyleczyłam się także z multitaskingu. Zabieram się za jedno zadanie i nie zaczynam drugiego, dopóki to pierwsze nie będzie skończone. Dzięki temu mam poczucie lepiej spożytkowanego czasu.

Przy tym całym optymalizowaniu pracy, szukaniu tipów na większą produktywność, efektywność, nie zapominaj o odpoczynku. W sumie planowanie swojego czasu pracy powinnyśmy zacząć właśnie od tego, od zaplanowania, kiedy i jak odpocznę. Z taką myślą od razu inaczej się pracuje.

Ćwicz się także w „nicnierobieniu”, by dać sobie więcej prawa na odpoczynek, by Twój przebodźcowany umysł miał chwilę na odetchnięcie, byś Ty zaczęła zauważać, że to wcale nie jest marnowanie czasu. To pozwoli Ci na zatrzymanie się, zobaczenie, usłyszenie, jak nam jest w tym stanie i jaki wpływ taka pauza ma na nasz nastrój i na dalszą część dnia.

Nie patrz też na innych i nie porównuj się z nimi. Nie znasz ich pełnej historii, ich zaplecza. Być może wydają Ci się „wybitni”, „wspaniali”, „idealni”, mają więcej, lepiej,  ale to tylko pozory. Rzadko kiedy rodzą się tacy wybitni geniusze jak Mozart czy Da Vinci. Większość z nas jest przeciętna, zwykła, normalna. W tej normalności tkwi jednak piękno. Zaakceptuj to i ciesz się chwilą.

Tradycyjnie mam dla Ciebie zadanie. Pomyśl, na co chcesz poświęcać swój czas i energię? A na co nie chcesz?

Jestem bardzo ciekawa, jakie masz przemyślenia. Jeśli zauważyłaś w sobie myśli, które wołały „nie, tak się nie da”, „ja bym tak nie potrafiła” lub inne, które Cię blokowały, zapraszam Cię na niezobowiązującą herbatkę. Porozmawiamy, przyjrzymy się tym myślom i sprawdzimy, co można z nimi zrobić, by bardziej wspierały Cię w codziennym życiu.

Dziękuję Ci za wysłuchanie tego odcinka. Będzie mi bardzo miło, gdy napiszesz mi kilka słów, co sądzisz, o dzisiejszym odcinku lub podeślesz go innym kobietom. Wystarczy, że do mnie napiszesz na instagramie olajakubowskapl lub na maila kontakt@olajakubowska.pl

W kolejnym odcinku podcastu „Mamo, pracuj mniej – żyj więcej” będziemy kontynuować temat produktywności, działania i wybierania tego, co najważniejsze. Porozmawiamy sobie o deadline’ach, o zarwanych nockach i zawiedzionej minie dziecka, któremu obiecałaś, że spędzicie wspólnie czas. Zapraszam do słuchania. Co drugi czwartek godzina 19:00. Zasubskrybuj mój podcast, by nie przegapić. Do usłyszenia już wkrótce!